"Het op tijd en nauw betrekken van de verschillende actoren bij uw visie, beleids- en uitvoeringsplan is cruciaal voor een kwalitatief goed resultaat en voor het creëren van draagvlak." Mooie woorden. Ze staan vast ook in uw plan van aanpak of communicatieplan.
Maar hoe geeft u hier vorm aan in de praktijk?
Onze belangrijkste tips zijn:
Zorg ervoor dat u te vertrouwen bent
Vertrouwen is de basis voor een goede participatie. Dit vertrouwen moet wellicht worden opgebouwd. Zorg er daarom voor dat u vanaf het begin open en transparant bent over uw bedoelingen en verwachtingen. En kom afspraken en toezeggingen altijd na.
Ben duidelijk over het doel
Geef duidelijk aan wat het doel van de participatie is, welke rol betrokkenen hebben. Ook de reden waarom een onderwerp op de participatieagenda staat moet helder zijn. Dat begint vaak met het goed formuleren van een kernboodschap en deze consequent uitdragen. Vervolgens moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn wat zij kunnen bijdragen en hoe zij dat kunnen.
Creëer een win-win-situatie
Participeren is leren. Zorg ervoor dat deelnemers aan het participatietraject er direct zelf ook iets aan hebben. In de vorm van kennis- of informatie-uitwisseling, het leren kennen van nieuwe mensen of collega's of het ontdekken van nieuwe mogelijkheden. Want vergeet niet dat het effect van de bijdrage die de participant levert, vaak niet, nauwelijks of pas veel later merkbaar is.
Stel een participatieagenda op
Participatietrajecten hebben vaak een lange doorlooptijd waardoor het moeilijk is de betrokkenheid van een grote groep mensen, met name zij die geen actieve rol hebben, lang vast te houden. Een duidelijke agenda met wat betrokkenen wanneer kunnen verwachten helpt daarbij. Het geeft hen inzicht in het proces van begin tot het eind en in de momenten waarop zij hun betrokkenheid kunnen tonen of invloed uit kunnen oefenen. Het helpt ook om de voortgang in de informatievoorziening vast te houden. Ook als er even niets te melden is. Zo'n agenda is overigens niet statisch, maar moet flexibel kunnen worden aangepast als de situatie daarom vraagt. Licht deze wijziging wel altijd toe!
Maak gebruik van bestaande organen en kanalen
Medewerkers, klanten, ouders, jongeren, organisaties. Ze zijn allemaal al vertegenwoordigd in raden, klankbordgroepen, commissies en platforms. Maak gebruik van deze organen als ambassadeurs. Het scheelt u een hoop energie en u mag er van uit gaan dat ze hun achterban vertegenwoordigen en kunnen stimuleren tot meedoen.
Beschouw participatie ook als inspiratie
De doelgroep hoeft bij participatie niet altijd representatief te zijn. Juist nieuwe doelgroepen kunnen u als bestuurder of beleidsmaker inspireren en nieuwe contacten en invalshoeken opleveren.
E-participatie biedt bijvoorbeeld vele mogelijkheden om buiten de bestaande structuren en momenten contacten te leggen. Het verlaagt bovendien de drempel voor participatie.
Maak participatie makkelijk en leuk
Burgers in het algemeen worden in de toekomst meer en meer aangesproken op hun betrokkenheid. Daarbij komen ook onderwerpen aan de orde die misschien niet voor iedereen even boeiend zijn en belangrijk lijken. Toch kan participatie leuk zijn. Blijven investeren in nieuwe overlegvormen en online participatievormen is daarom een voorwaarde om mensen betrokken en gemotiveerd te houden. Voor jongeren geldt dat in het bijzonder.
Zorg voor een herkenbare terugkoppeling
Laat zien dat je het meent met participatie door tijdig terug te koppelen wat het effect van de participatie is. In de vorm van een visie, beleid of in praktische uitvoering van beleid. Dat hoeven niet alleen positieve verhalen te zijn, maar wel reële verhalen. Participanten moeten zich erin herkennen. Dat betekent niet altijd dat aan hun behoefte wordt voldaan of dat hun mening direct zichtbaar is. Wel moet het gevoel overheersen dat het resultaat beter is geworden door de participatie en dat het tot meer maatwerk heeft geleid.
Maar hoe geeft u hier vorm aan in de praktijk?
Onze belangrijkste tips zijn:
Zorg ervoor dat u te vertrouwen bent
Vertrouwen is de basis voor een goede participatie. Dit vertrouwen moet wellicht worden opgebouwd. Zorg er daarom voor dat u vanaf het begin open en transparant bent over uw bedoelingen en verwachtingen. En kom afspraken en toezeggingen altijd na.
Ben duidelijk over het doel
Geef duidelijk aan wat het doel van de participatie is, welke rol betrokkenen hebben. Ook de reden waarom een onderwerp op de participatieagenda staat moet helder zijn. Dat begint vaak met het goed formuleren van een kernboodschap en deze consequent uitdragen. Vervolgens moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn wat zij kunnen bijdragen en hoe zij dat kunnen.
Creëer een win-win-situatie
Participeren is leren. Zorg ervoor dat deelnemers aan het participatietraject er direct zelf ook iets aan hebben. In de vorm van kennis- of informatie-uitwisseling, het leren kennen van nieuwe mensen of collega's of het ontdekken van nieuwe mogelijkheden. Want vergeet niet dat het effect van de bijdrage die de participant levert, vaak niet, nauwelijks of pas veel later merkbaar is.
Stel een participatieagenda op
Participatietrajecten hebben vaak een lange doorlooptijd waardoor het moeilijk is de betrokkenheid van een grote groep mensen, met name zij die geen actieve rol hebben, lang vast te houden. Een duidelijke agenda met wat betrokkenen wanneer kunnen verwachten helpt daarbij. Het geeft hen inzicht in het proces van begin tot het eind en in de momenten waarop zij hun betrokkenheid kunnen tonen of invloed uit kunnen oefenen. Het helpt ook om de voortgang in de informatievoorziening vast te houden. Ook als er even niets te melden is. Zo'n agenda is overigens niet statisch, maar moet flexibel kunnen worden aangepast als de situatie daarom vraagt. Licht deze wijziging wel altijd toe!
Maak gebruik van bestaande organen en kanalen
Medewerkers, klanten, ouders, jongeren, organisaties. Ze zijn allemaal al vertegenwoordigd in raden, klankbordgroepen, commissies en platforms. Maak gebruik van deze organen als ambassadeurs. Het scheelt u een hoop energie en u mag er van uit gaan dat ze hun achterban vertegenwoordigen en kunnen stimuleren tot meedoen.
Beschouw participatie ook als inspiratie
De doelgroep hoeft bij participatie niet altijd representatief te zijn. Juist nieuwe doelgroepen kunnen u als bestuurder of beleidsmaker inspireren en nieuwe contacten en invalshoeken opleveren.
E-participatie biedt bijvoorbeeld vele mogelijkheden om buiten de bestaande structuren en momenten contacten te leggen. Het verlaagt bovendien de drempel voor participatie.
Maak participatie makkelijk en leuk
Burgers in het algemeen worden in de toekomst meer en meer aangesproken op hun betrokkenheid. Daarbij komen ook onderwerpen aan de orde die misschien niet voor iedereen even boeiend zijn en belangrijk lijken. Toch kan participatie leuk zijn. Blijven investeren in nieuwe overlegvormen en online participatievormen is daarom een voorwaarde om mensen betrokken en gemotiveerd te houden. Voor jongeren geldt dat in het bijzonder.
Zorg voor een herkenbare terugkoppeling
Laat zien dat je het meent met participatie door tijdig terug te koppelen wat het effect van de participatie is. In de vorm van een visie, beleid of in praktische uitvoering van beleid. Dat hoeven niet alleen positieve verhalen te zijn, maar wel reële verhalen. Participanten moeten zich erin herkennen. Dat betekent niet altijd dat aan hun behoefte wordt voldaan of dat hun mening direct zichtbaar is. Wel moet het gevoel overheersen dat het resultaat beter is geworden door de participatie en dat het tot meer maatwerk heeft geleid.
RSS Feed